Jeśli wybór i zakup kasy fiskalej masz już za sobą, pozostaje jeszcze kilka niezbędnych czynności rejestracyjnych, aby możliwe było rejestrowanie sprzedaży za jej pomocą. 

Wniosek do CEIDG to nie koniec formalności związanych z rozpoczęciem prowadzenia swojej działalności gospodarczej. Pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest jeszcze m. in. zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia jej prowadzenia.

Przedsiębiorcy zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej mają możliwość skorzystania z ulgi z tytułu jej zakupu. Jeśli rozpocząłeś ewidencjonowanie sprzedaży na kasie w obowiązujących terminach, możesz odliczyć od podatku należnego kwotę wydaną na zakup kasy (lub każdej z kas) zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. 

Aby jednak możliwe było skorzystanie z tej ulgi, musisz spełnić kilka warunków. 

Czytaj dalej →

Na początku 2015 roku wejdzie w życie ustawa zmieniająca zasady ustalania podstawy do wyliczania wysokości zasiłku macierzyńskiego. Kobiety prowadzące działalność gospodarczą nie będą mogły liczyć już na wysoki zasiłek, jeśli przed urodzeniem dziecka krótko podlegały ubezpieczeniu chorobowemu. 

Obecne zasady ustalania podstawy zasiłku chorobowego

Ubezpieczenie chorobowe osób prowadzących działalność gospodarczą ma charakter dobrowolny, a jego wysokość przedsiębiorca w pewnych granicach może ustalać sam. Jeśli opłacasz składki na zasadach ogólnych, możesz przyjąć podstawę tego ubezpieczenia w wysokości od 2.247,60 zł do 9.365,00 zł (60% przeciętnego wynagrodzenia lub więcej, ale maksymalnie 250% jego wysokości). Natomiast jeśli składki na ubezpieczenia społeczne opłacasz na preferencyjnych zasadach, podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe wynosi minimum 504,00 zł (30% minimalnego wynagrodzenia). W tym przypadku górna granica to również 9.365,00 zł.

Dla wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się zadeklarowany przychód z okresu 12 miesięcy kalendarzowych, w których były opłacane składki na ubezpieczenie chorobowe. Jeżeli okres opłacania składki na ubezpieczenie chorobowe jest krótszy niż 12 miesięcy, to do wyliczenia kwoty zasiłku macierzyńskiego brana jest pod uwagę średnia podstawa w krótszym okresie, czyli jeśli przyszła mama przystąpi do ubezpieczenia chorobowego nawet na miesiąc przed urodzeniem dziecka, podstwą wyliczenia zasiłku macierzyńskiego będzie tylko ten jeden miesiąc.

W praktyce wygląda to tak, że jeśli będąc w ciąży zarejestrujesz działalność gospodarczą co najmniej miesiąc przed porodem i zapłacisz terminowo obowiązkowe składki, w tym dobrowolą chorobową od maksymalnej podstawy wymiaru jaką możesz zadeklarować (czyli wspomniane wcześniej 9.365,00 zł), to po urodzeniu dziecka możesz nawet przez rok pobierać zasiłek macierzyński w wysokości 80% świadczenia, czyli sporo ponad 5 tys. zł (od ok. 6,6 tys. zł maksymalnej wysokości). Oznacza to, że po bardzo krótkim okresie ubezpieczenia chorobowego z deklarowaną w tym okresie wysoką podstawą wymiaru składki następuje długi okres pobierania zasiłku, w adekwatnej do podstawy wymiaru składki wysokości zasiłku. ZUS musi wtedy przyjąć do wyliczenia zasiłku macierzyńskiego tę kwotę, od której płaciłaś za ten czas składkę chorobową. Nie masz przy tym obowiązku opłacania składkek na ubezpieczenie chorobowe przez dłuższy okres, bowiem w tej sytuacji nie ma zastosowania tzw. okres wyczekiwania, niezbędny do uzyskania prawa do zasilku chorobowego.

Taki sposób obliczania podstawy zasiłku stawia w gorszym położeniu te przyszłe mamy, które prowadzą firmę od dłuższego czasu i podwyższają podstawę wymiaru składek do maksymalnego poziomu po tym, jak dowiadują się, że są w ciąży. Dla nich zasiłek macierzyński oblicza się biorąc pod uwagę podstawę składek opłaconych za ostatnie 12 miesięcy prowadzenia firmy, a więc i za okres, w którym opłacały niższe skladki, tak jak to bywa często w praktyce. A wiadomo, że im płacone składki są niższe, tym niższa jest podstawa wymiaru do wypłaty zasiłku macierzyńskiego.

Wysokość zasiłku macierzyńskiego po zmianach

Od 2015 roku zmianie ulegną przepisy wskazujące, od jakiej podstawy ZUS wylicza ten zasiłek. Dotkną one przede wszystkim przedsiębiorców, którzy przed uzyskaniem zasiłku opłacaliby składkę chorobową przez okres krótszy niż 12 miesięcy, ale od wyższej podstawy niż najniższa. Celem zmian jest uśrednienie podstawy wymiaru składki i w konsekwencji podstawy wymiaru zasiłku w przypadku krótkiego okresu ubezpieczenia chorobowego i zadeklarowanego przychodu, przekraczającego najniższą podstawę wymiaru.

Wysokość zasiłku macierzyńskiego dla wszystkich przedsiębiorców obliczana będzie z 12 – miesięcznej średniej, nawet jeśli kobieta prowadziła działalność tylko miesiąc przed porodem. Do średniej za miesiące, w których działalność nie była prowadzona, będzie wliczana podstawa wymiaru składek wynosząca 60% przeciętnego wynagrodzenia (2.379,60 zł w 2015 r.), czyli ta którą opłaca większość przedsiębiorców. Z kolei za miesiące, w których zadeklarowany przychód był wyższy niż najniższa podstawa wymiaru składek, średnia będzie zwiększana o tą różnicę.

W celu wyliczenia wysokości zasiłku, ktory otrzymasz "na rękę" należy od 12 – miesięcznej średniej odjąć składki na ubezpieczenie społeczne w wysokości 13,71% podstawy, a następnie zmniejszyć o wysokość podatku dochodowego. Ostateczny wynik uzależniony jest od złożonej przez Ciebie deklaracji. Zasiłek wynosi 100% podstawy wymiaru za okres tzw. podstawowego urlopu macierzyńskiego (20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka) i dodatkowego urlopu macierzyńskiego (6 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka). Jeśli zdecydujesz się także na wykorzystanie urlopu rodzicielskiego, ZUS naliczy na czas tego drugiego urlopu zasiłek  w wysokości 60% podstawy wymiaru. Ale możesz wnioskować także o zasiłek macierzyński, ktory wyniesie 80% podstawy wymiaru za okres podstawowego i dodatkowego urlopu macierzyńskiego – w takim przypadku na urlopie rodzicielskim zasiłek będzie wynosil także 80%.

Wysokości zasiłku macierzyńskiego w 2015 roku, w trzech wariantach zadeklarowanego przychodu (podstawy od której obliczane są składki ubezpieczeniowe):

• najwyższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe 9.915,00 zł,
• 50% najwyższej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe 4.957,00 zł
• najczęściej stosowanej podstawy, czyli 60% przeciętnego wynagrodzenia 2.379,60 zł, 

oraz przy założeniu, że:

• przez piewszych 6 miesięcy nie opłacasz składek (w czasie prowadzenia działalności gospodarczej, przed urodzeniem dziecka, opłaconych zostalo 6 składek chorobowych),
• zadeklarowałaś pobieranie zasiłku przez cały rok (80%) przedstawiłem w zestawieniu poniżej.

Warto jeszcze przyjrzeć się, jaka jest "kasowa" rożnica pomiędzy wydatkami na składki ubezpieczeniowe i zdrowotne w obecnym i przyszłym roku, a przychodami w postaci zasiłku macierzyńskiego, przy założeniu, że:

• skladki opłacane były (będą) przez 6 miesięcy i różnych podstawach ich wymiaru,
• stopy procentowe składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2015 roku są na takim poziomie jak w 2014 roku.

Jak widać z porównania, największa różnica między wydatkami na składki ubezpieczeniowe a wpływami w postaci zasiłku występuje w 2014 roku w przypadku opłacania składek od najwyższej podstawy. Gdyby przyjąć możliwe, skrajne rozwiązanie opłacania składek tylko przez jeden miesiąc i pobierania zasiłku przez cały rok, korzyść byłaby jeszcze większa. W miarę zmniejszania podstawy zasiłku macierzyńskiego, a tym samym wysokości opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne, różnica między sumą zasiłku rocznego netto a sumą opłaconych składek ZUS maleje. W 2015 roku, w wyniku uśrednienia podstawy wymiaru zasilku macierzyńskiego różnica ta nie jest już tak duża. Aby otrzymywać możliwie najwyższy zasiłek "na rękę", czyli w 2015 roku około 5,6 tys. zł, kobieta prowadząca działalność będzie musiała opłacać maksymalne składki przez cały rok. Obecnie opłacając maksymalne skladki za jeden miesiąc, wysokość zasiłku otrzymywana w okresie całego roku to 5,3 tys. miesięcznie. Różnica więc jest znaczna.

PAMIĘTAJ  Będąc na urlopie macierzyńskim możesz równolegle prowadzić działalność gospodarczą bez utraty prawa do zasiłku, czyli np. wystawiać dokumenty sprzedaży i uzyskiwać przychody bez żadnych ograniczeń. Nie trzeba w tym okresie opłacać skladek na ubezpieczenia społeczne, za to składka na ubezpieczenie zdrowotne jest nadal obowiązkowa.   

Paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację. Ponadto podatnik może zdecydować o dodatkowym umieszczeniu w miejscu określonym dla nazwy również opisu towaru lub usługi stanowiącego rozwinięcie tej nazwy.

Jakie dane na paragonie?

Katalog elementów, jakie co najmniej powinien zawierać paragon fiskalny, wskazano w § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. I tak, niezbędne minimum to:

1) imię i nazwisko lub nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);

3) numer kolejny wydruku;

4) data oraz godzina i minuta sprzedaży;

5) oznaczenie "PARAGON FISKALNY";

6) nazwa towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7) cena jednostkowa towaru lub usługi;

8) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9) wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;

10) wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;

11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;

12) łączna kwota podatku;

13) łączna kwota sprzedaży brutto;

14) oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;

15) kolejny numer paragonu fiskalnego;

16) numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17) numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;

18) logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Wśród wymienionych wyżej "obowiązkowych" elementów paragonu fiskalnego znajduje się "nazwa towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację". Jak należy rozumieć ten zapis?

Wyjaśnienia Ministerstwa

Z uwagi na pojawiające się wątpliwości interpretacyjne w tym temacie, Minister Fianansów w dniu 12 września 2013 r. wydał interpretację ogólną mającą na celu zapewnienie jednolitego stosowania przepisów przez organy podatkowe w kwestii oznaczania na paragonie fiskalnym nazwy towaru lub usługi. Wynika z niej, że nazwa towaru lub usługi to wyraz lub połączenie wyrazowe odnoszące się do towarów lub usług będących w ofercie podatnika i należy je wyznacząć w sposób niebudzący wątpliwości co do rodzaju towaru lub usługi. Przy czym należy podkreślić, że przepisy nie obligują do stosowania nazw szczegółowych dotyczących pojedynczych przedmiotów danego rodzaju lub poszczególnych cech danego towaru lub usługi (np. rozmiar, pojemność, barwa).

Nazwy pozwalajace na "jednoznaczne identyfikowanie" oferowanych towarów i usług (oraz sposób przyporządkowania stawki podatku do nazw towarów i usług), określa sam podatnik uwzględniając asortyment sprzedawanych towarów i świadczonych usług. Sposób dokonywania jednoznacznej identyfikacji towaru lub usługi jest w duzej mierze uzależniony od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

Podatnik powinien zatem stosować oznaczenia nazw towarów lub usług do oferowanego asortymentu tak, aby do użytej nazwy towaru lub usługi możliwe było przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatku oraz użyta nazwa była zgodna z będącym przedmiotem obrotu towarem lub usługą.

Podatnicy świadczący usługi (dokonujący szeregu czynności składających się na dostawę towaru) mogą przy określaniu nazwy usługi (towaru) wykorzystywać nazewnictwo stosowane przez siebie przy tworzeniu zasad odpłatności (cennika).

Co to oznacza w praktyce?

Oznacza to, że zamiast posługiwać się takimi określeniami jak warzywa / owoce, pieczywo, nabiał, napoje alkoholowe, napoje bezalkoholowe należy stosować nazwy jak np. pomidory, jabłka (dla grupu warzywa / owoce), chleb, bułka (dla grupy pieczywo), ser żółty, mleko (dla grupy nabiał), piwo, wino, wódka (dla grupy napoje alkoholowe), woda, sok (dla grupy napoje bezalkoholowe).

Stosowanie jednej nazwy jest dozwolone wtedy, gdy towary są oferowane po różnych cenach, z zastrzeżeniem przypadku, gdy podatnik ma w swojej ofercie towary objęte różnymi stawkami podatku VAT.

Jednocześnie, podatnik stosując dla określonego rodzaju towarów różne ceny (z uwagi na oferowanie np. różnych odmian) powinien je wykazywać na paragonie w odrębnych pozycjach.

Poniżej podaję kilka przykładów zastsowania nowych uregulowań.

Sklep warzywniczy

Jeżeli podatnik sprzedaje kilka gatunków jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, w kasie fiskalnej podatnik może zaprogramować nazwę "jabłka". Ale jeśli sprzedaje ziemniaki i młode ziemniaki, a towary te mają różną cenę, powinien wtedy oddzielnie je identyfikować.

Sprzedajac jedną lub kilka odmian pomidorów w tej samej cenie może zaprogramować w kasie nazwę np. "pomidor" dla oferowanych tego typu towarów. Natomiast w przypadku sprzedaży pomidorów suszonych objętych 8% stawką podatku VAT oraz pomidorów na gałązce objętych 5% stawką podatku VAT, powinien wykazać odzielne pozycje.

Również w odrębnych pozycjach na paragonie fiskalnym powinny znaleźć się pomidory sprzedawane w różnych cenach (z uwagi na różne ich odmiany) przy możliwości ich identyfikowania za pomocą jednej nazwy np. "pomidory", pod warunkiem jednak, że objęte są jedną stwką VAT.

Kwiaciarnia

Również podatnika prowadzącego kwiaciarnię stosowane nazwy będą zależały od samej oferty tego podatnika, która może ograniczać sie do sprzedaży bukietów lub pojedynczych kwiatów, a może również obejmować także dekorację sal balowych czy samochodów. Przy określaniu nazwy usługi można, jak wskazano wcześniej, wykorzystywać nazewnictwo stosowane przy tworzeniu cennika.

Tak więc, jeżeli sprzedawca w swoim ceniku wyróżnia np. pozycję bukiet ślubny (w stosunku do innych bukietów), to określając nazwę dla potrzeb stosowania kasy rejestrującej może on wykorzystywać taką nazwę (ewentualnie ze stosownym rozszerzeniem, jeżeli w cenniku rozróżnia tego rodzaju bukiety). Zważywszy, że ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej podlega dany towar (lub usługa), którym – w przypadku sprzedaży kwiatów w kwiaciarni – jest pewien produkt finalny, składający się z wielu komponentów, nie ma konieczności wyliczania wszystkich jego elementów składowych.

Restauracja

Podobna sytuacja wystąpi w przypadku usług świadczonych przez restauracje lub inne punkty gastronomiczne. Określenie nazwy świadczonej przez punkty gastronomiczne usługi może opierać się na nazewnictwie określonym w karcie dań (cenniku).

Cukiernia

Podatnik dokonujący sprzedaży kilku rodzajów ciastek (np. kremówka, sernik na zimno, szarlotka) może stosować oznaczenie "ciastka" bez określania szczegółowo, jaki to rodzaj ciastka, jeżeli objęte są tą samą stawką VAT. Natomiast oddzielnie powinna być wykazana sprzedaż ciastek świeżych z 8% VAT oraz ciastek, których data minimalnej trwałości lub termin przydatności do spożycia przekracza 45 dni objętych 23% stawką podatku VAT.

Czy trzeba będzie wymieniać kasy?

W związku z tym, że paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwiać nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji, sprzedawca zobowiązany jest do wskazania na nim nazwy towaru lub usługi tak, aby możliwe było przyporządkowanie temu towarowi lub usłudze odpowiedniej stawki podatku VAT. W komunikacie z dnia 9 sierpnia 2013 r. Ministerstwo Finansów podało, że "stosowana przez podatnika kasa rejestrująca (system kasowy) i jej możliwości techniczne (w kontekście prowadzonej przez podatnika działalności, w szczególności jej zakresu) mogą mieć istotny wpływ na wymagania, co do sposobu identyfikacji towarów i usług, w tym znaczeniu, że brak możliwości technicznych będzie skutkować mniej szczegółowym prowadzeniem identyfikacji (tj. dostosowanym do możliwości kasy)".

Wskazano również, że odpowiednie dostosowanie nazwy towaru do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej nie będzie powodowało konieczności wymiany kasy czy też konieczności zaopatrywania się w dodatkowe urządzenia służące do jednoznacznej identyfikacji towarów lub usług. Przepis przejściowy zawarty w § 36 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących daje podatnikom możliwość stosowania go odpowiednio, tj. zgodnie z technicznymi możliwościami użytkowanych kas rejestrujących (w kontekście specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej).

WAŻNE  Podatnicy nie są zatem obowiązani z tego tytułu wymieniać "stare" kasy na nowe, gdyż brak odpowiednich możliwości technicznych w "starych" kasach nie powoduje, że nie mogą być one stosowane dla rozliczeń podatkowych.

Czytaj dalej: NIP nabywcy na paragonie fiskalnym